Agilität im Personaleinsatz: So stellen Sie Ihre Belegschaft flexibel auf

• In vielen Branchen kommt es künftig verstärkt zu wirtschaftlichen Schwankungen.
• Mit einem Plus an Agilität in der Personaleinsatzplanung können diese abgefangen werden.
• Hier die richtigen Weichen zu stellen, wird die Kernaufgabe des modernen Human Resources Managements sein.

Was ist Agilität? Eine Definition.

Agilität – ist DAS Schlagwort, das mit der modernen Arbeitswelt in Verbindung gebracht wird. Doch was bedeutet Agilität überhaupt? Warum gewinnt sie insbesondere in der Personaleinsatzplanung an Bedeutung? Und: Wie können sich Unternehmen hier agil aufstellen? Diesen Fragen möchten wir in diesem Artikel nachgehen.

Um das zu klären, wenden wir uns zunächst der Definition von Agilität zu. Der Begriff wird oft in einem Atemzug mit dem Wort Flexibilität verwendet – aus gutem Grund. Denn Agilität bedeutet nichts anderes, als dass sich Unternehmen extrem schnell und unkompliziert auf neue Gegebenheiten anpassen können.

Agilität in der Coronazeit 

In der Hochphase der Coronapandemie haben wir zum Beispiel alle hautnah erlebt, was agiles Arbeiten heißt: In Windeseile erfanden sich Unternehmen neu. So wurden zum Beispiel reihenweise Arbeitsplätze aus dem Büro ins Homeoffice verlagert, neue Devices angeschafft und Workflows sowie IT-Infrastrukturen etabliert. Auch die Services für Kunden veränderten sich – von analog zu remote.

Das hat einen Vorgeschmack auf das geliefert, was noch kommen mag. Experten sagen nämlich schon lange voraus, dass ein konstanter Wandel die moderne Arbeitswelt prägen wird. Wir werden es also auch in Zukunft immer wieder mit derart disruptiven Ereignissen zu tun haben, für die wir schnelle Lösungen brauchen. Der Grund: In Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung ist alles miteinander vernetzt. Wirtschaftsprozesse sind über Kontinente hinweg eng miteinander verzahnt. Ein Betrieb ist auf den anderen angewiesen. Und genau das macht das System sehr anfällig.

Die Vernetzung der Welt Prozesse anfälliger und volatiler

Einmal angenommen, es kommt zu unvorhergesehenen politischen Unruhen in einem Land, in dem ein wichtiger Zulieferer sitzt. Die Folge ist eine Unterbrechung der Warenwirtschaftsströme. Dann kann das im Digitalzeitalter im Zweifel ganze Industriezweige lahmlegen, die auf die Produkte des Zulieferers angewiesen sind. Es könnte auch zu technischen Ausfällen oder Hackerangriffen kommen, die von jetzt auf gleich alles verändern.

Umso besser, wenn Unternehmen auf derartige Entwicklungen mit einer möglichst agilen Personaleinsatzplanung reagieren können. So können sie immense Kosten sparen. Bricht Arbeit weg, muss nicht zu viel Personal bezahlt werden. Kommt neue hinzu, kann die Personaldecke rasch aufgestockt werden.

Agile Personalplanung: Welche Modelle gibt es?

Welche Modelle es für eine agile Personalplanung gibt, legen wir in der APRIORI-Studie „Adaptive Workforces“ anschaulich dar. Im ersten Schritt müssen Unternehmen zwischen der Stamm- und Randbelegschaft eines Betriebs unterscheiden.

Während der Stammbelegschaft festangestellte Mitarbeiter angehören, die strategisch unverzichtbar sind, gehören der Randbelegschaft Arbeitnehmer an, die sehr flexibel und nach Bedarf eingesetzt werden können:

• Freelancer
• Zeitarbeitskräfte,
• externe Dienstleister

Schwankungen im Personalbedarf können sehr flexibel über das agile Aufstocken oder Abbauen der Randbelegschaft aufgefangen werden. So lassen sich selbst kurzfristige Entwicklungen des Marktes in der Personalplanung passgenau abbilden.

Wie groß darf eine Randbelegschaft sein?

Nun stellt sich in Betrieben allerdings die Frage: Wie groß sollte der Anteil der Randbelegschaft und wie groß der der Stammbelegschaft ausfallen? Was ist der perfekte Mix? „Um das herauszufinden, sollten Arbeitgeber zwischen für den Unternehmenserfolg essenziellen Tätigkeiten und ergänzenden Tätigkeiten unterscheiden“, konstatiert Professor Michael Knörzer. „Erstere werden innerhalb der Stammbelegschaft erledigt. Letztere können innerhalb der Randbelegschaft erbracht werden, die die Stammbelegschaft ergänzt. Hieraus lässt sich die perfekte Größe der Rand- und Stammbelegschaft ermitteln.“ Wie wirken sich unterschiedliche Größenverhältnisse von Rand- und Stammbelegschaft aus? Lassen Sie uns dazu zwei verschiedene Szenarien anschauen.

#1 Szenario A: Eine kleine Kern-, aber eine große Randbelegschaft

Dieses Modell ist relevant für Unternehmen, die hochagil aufgestellt sein müssen. Mit einem hohen Randbelegschaftsanteil können sie hochflexibel und situativ auf Auftragsschwankungen reagieren.

Als eher schwankungsanfällige Branchen gelten:

• IT
• Banken & Versicherung
• Industrie

#2 Szenario B: Eine große Kern-, aber eine sehr kleine Randbelegschaft  

Dieses Modell ist relevant für Unternehmen, die sich in einem sehr stabilen Branchenumfeld bewegen, das wenigen Schwankungen unterworfen ist. Mit einem niedrig gehaltenen Randbelegschaftsanteil lässt sich auf leichte Veränderungen passgenau reagieren.

Als relativ stabile Branchen gelten:

• Pharmaindustrie
• Konsumgüter
• Lebensmittel
• Kommunikation
• Energieversorger
• Öffentlicher Dienst

Gestaltung eines passgenauen Verhältnisses wird zur zentralen Herausforderung für HR 

„Nach unserer Auffassung ist die Gestaltung eines passgenauen Verhältnisses die zentrale Herausforderung innerhalb einer agilen Personalplanung“, sagt Professor Michael Knörzer, Studienautor und Leiter des HR:LAB bei APRIORI. „Die Frage, wie viele Mitarbeiter aufgrund ihres Wissens und ihrer Qualifikationen zum ‚Stamm‘ des Unternehmens gehören sollen und wie viele als Zeit- und Leiharbeiter, freie Mitarbeiter oder über externe Dienstleister als Humanressourcen situativ beschafft werden, kann zu der erfolgskritischen Frage nicht nur des Human Resources Managements, sondern des gesamten Unternehmens werden.“