Checkliste: So steigern Sie Ihre Produktivität

Der Schlüssel zum Erfolg ist: Produktivität. Produktiv arbeitende Menschen fühlen sich weniger gestresst, erzielen schnellere und bessere Ergebnisse, sind beruflich erfolgreicher und haben eine ausgewogenere Work-Life-Balance. Produktivität lässt sich aber nur optimieren, wenn man seine Prioritäten perfekt setzt. Die nachfolgende Checkliste hilft Führungskräften und ihren Mitarbeitern dabei, mehr Struktur in den beruflichen Alltag zu bringen.

Produktivität: Verhinderer eliminieren

Arbeitnehmer und Manager werden von Mails überflutet. Wer alle paar Minuten E-Mails abruft oder permanent den Mail-Client offen hat, wird immer wieder aus seinen Aufgaben gerissen. Ähnliches gilt für Telefon und andere Kommunikationsmittel. Daher gilt:

• Öffnen Sie den Mailclient maximal jede Stunde einmal und arbeiten Sie Ihre Mails in einem Rutsch ab.
• Schließen Sie den Instant Messenger, wenn sie gerade intensiv an einer Aufgabe arbeiten oder stellen Sie den Status auf „nicht stören“.
• Schalten Sie das Telefon in Phasen höchster Konzentration auf „stumm“.
• Haben Sie als Führungskraft ein eigenes Büro? Dann darf die Tür darf auch ab und an geschlossen sein.
• Für Arbeitnehmer im Großraumbüro empfiehlt es sich, einen kleinen Besprechungsraum nur für sich zu buchen und dann die Tür hinter sich zu schließen.

Selektiver Perfektionismus

Perfektionismus ist dann gut, wenn er an den richtigen Stellen eingesetzt wird. Wird er überstrapaziert, entwickelt er sich zum Zeitfresser. Daher gilt:

• Prüfen Sie bei jeder Aufgabe: Muss sie perfekt ausgeführt werden oder reicht die halbe Kraft?
• Steigern Sie durch gezielten Verzicht in weniger wichtigen Bereichen die Produktivität in den Bereichen, in denen es auf Perfektionismus ankommt:
  • Projekte
  • Strategien
  • Mitarbeiterentwicklung
  • Mitarbeiterführung
  • Eigene Entwicklung
• Stehen Sie sich bei wichtigen Projekten mit Ihrem Perfektionismus nicht selbst im Weg. Wenn die Gedanken für einen Entwurf gerade nicht fließen, skizzieren Sie Ihre Ideen kurz und schauen Sie sich diese später wieder an – mit einem frischen Blick darauf. Das hilft!
• Wenden Sie sich in der Zwischenzeit Routinetätigkeiten zu, für die Sie keine Kreativität benötigen.

Ängsten konstruktiv begegnen 

Versagensängste können lähmen. Doch es gibt wirksame Methoden, sie zu bekämpfen.

• Stellen Sie sich Ihrer Angst: Konzentrieren Sie sich darauf, warum Sie eine Aufgabe aufregend finden – anstatt zu versuchen, die Angst zu unterdrücken.
• Wer mit klarem Blick Angstauslösern begegnet, erkennt schnell, dass sie oftmals nicht der Rede wert sind.
• Wer dagegen versucht, sie zu unterdrücken, verleiht ihnen im Zweifel nur noch mehr Macht.

Die optimale To-Ro-Liste für eine bessere Produktivität 

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig Die perfekte Reihenfolge auf der täglichen To-Do-Liste entscheidet über Erfolg und Misserfolg, beziehungsweise Produktivität und Nicht-Produktivität.

• Beginnen Sie Ihren Tag mit einer einfachen Aufgabe, um erste Erfolgserlebnisse zu haben und erstmal in den Büroalltag hineinzufinden.
• Widmen Sie sich dann größeren oder wichtigeren Aufgaben. Die positive Energie, die Sie aus Ihrem ersten Erfolg gezogen haben, überträgt sich auf die nächste Arbeit.
• Wenden Sie sich dann wieder einer leichteren Aufgabe zu, um regenerieren zu können.
• Planen Sie regelmäßige Pausen ein.
• Planen Sie keine herausfordernden Aufgaben direkt nach der Mittagspause ein, wenn sich der Körper im Verdauungstief befindet.
• Um den Kreislauf nach der Mittagspause wieder auf Trab zu bringen, planen Sie zum Beispiel ein Meeting ein, das Sie mit den Kollegen draußen bei einem kleinen Spaziergang abhalten.
• Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot, besprechen Sie weitere Maßnahmen, die Ihre Teamkollegen für produktives Arbeiten brauchen und lassen sich von ihnen inspirieren.
• Regelmäßige Verbesserungsrunden und Austausch können helfen, dass die Mitarbeiter sich gegenseitig mit Tipps versorgen und ihre Gewohnheiten optimieren.

Aufgaben abgeben

Insbesondere Führungskräfte sollten sich nicht im Mikromanagement verlieren, sondern stattdessen sehen, welche Aufgaben sie abgeben können.

• Fragen Sie sich bei jedem To-Do: Bin ich wirklich die beste Person, die diese Aufgabe abarbeiten sollte oder kann es ein Mitglied meines Teams besser.
• Geben Sie diese Aufgaben ab und erledigen Sie nur die, die für ihre Aufgabenbeschreibung relevant sind.
• Halten Sie als Führungskraft in einer Not-To-Do-Liste all jene Aufgaben fest, die Sie heute und in Zukunft auf keinen Fall mehr tun wollen.
• Lernen Sie zu bestimmten Aufgaben „Nein“ zu sagen, um zu den richtigen Aufgaben „Ja“ sagen zu können! 

Klare Regeln für Standardprozesse sorgen für ein Plus an Produktivität

Prozesse, deren Abläufe nicht klar geregelt sind, bilden ein großes Hemmnis für die Produktivität. Gibt es in der Praxis viele unterschiedliche Ansichten, wie Dinge abgearbeitet werden, führt dies zu zeitintensiven Diskussionen, die dem Arbeitsfortgang im Weg stehen.

Wer als Führungskraft fungiert, muss sicherstellen, …

• … dass die Aufgabenverteilung immer klar geregelt ist
• … dass die Aufgaben jedem Mitarbeiter und jeder Abteilung bekannt sind
• … dass jeder weiß, wo das eigene Verantwortungsgebiet endet und das des anderen anfängt

Was Produktivität mit einem perfekt eingerichteten Arbeitsplatz zu tun hat

Fühlt man sich an seinem Arbeitsplatz wohl, steigert das die Motivation und verleiht der Produktivität einen weiteren Schub. Führungskräfte können für sich und ihre Mitarbeiter Weichen stellen:

• Nutzen Sie Tageslichtlampen statt fahle Neonröhren.
• Stellen Sie sicher, dass die Größe Ihres Büros und das Ihrer Mitarbeiter bedarfsgerecht ist.
• Wichtig für den Wohlfühl-Faktor sind zweckmäßige, praktische, aber auch schön anzuschauende Möbel.
• Überfüllen Sie das Büro nicht: Ist in einem Büro zu viel untergebracht, fühlen Sie und Ihre Mitarbeiter sich schnell eingeengt. Zum Beispiel, wenn Sie nicht frei um den eigenen Schreibtisch herumlaufen können oder beim Aufstehen vom Bürostuhl irgendwo anecken.
• Stattdessen sind in der Mitte des Raumes platzierte Schreibtische optimal, so können auch kräftige Mitarbeiter problemlos um diesen herumlaufen.

Die meisten Tipps zur Produktivitätssteigerung sind logisch und einfach umzusetzen, dennoch müssen sie in Angriff genommen werden. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich wohlfühlen, denn nur ein zufriedener Mitarbeiter ist auch ein produktiver.