Onboarding neuer Mitarbeiter: Ein Leitfaden für die virtuelle Welt

• Arbeitgeber haben aktuell die Auflage, Ihre Mitarbeiter  möglichst im Homeoffice arbeiten zu lassen.
• Während sich etablierte Mitarbeiter inzwischen mehr oder weniger an diese Situation gewöhnt haben, ist das virtuelle Arbeiten für neue Arbeitnehmer in der Einarbeitungsphase hingegen eine immense Herausforderung.
• Wie gelingt virtuelles Onboarding ähnlich effizient wie analoges Onboarding? Diese Frage ist in vielen Unternehmen noch nicht hinlänglich geklärt. Aber es gibt erste Best Practice Beispiele.

Arbeitsmarkt: Viele neue Mitarbeiter befinden sich derzeit im Onboarding

Der Arbeitsmarkt in Deutschland zeigt sich aktuell von seiner widerstandsfähigen Seite. Trotz der anhaltenden Krise verzeichnet die Bundesagentur für Arbeit in ihrem jüngsten Arbeitsmarktreport  eine signifikante Frühjahrsbelebung. Demzufolge sind die Arbeitslosenzahlen im März 2021 sogar etwas stärker gesunken als jahreszeitlich üblich.

Bedeutet im Umkehrschluss: Viele Unternehmen suchen derzeit zum Beispiel über eine Personalberatung nach neuen Mitarbeitern. Sind diese gefunden, startet das Onboarding – zu deutsch: Die Einarbeitungsphase. Allerdings unter anderen Vorzeichen als noch vor einem Jahr. In vielen Fällen geht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter online vonstatten – ohne jede physische Nähe zu den Kollegen. Denn nach wie vor hält die Bundesregierung Arbeitgeber an, ihre Mitarbeiter – so weit es geht – im Homeoffice arbeiten zu lassen.

Remote Onboarding: Neue Mitarbeiter erfolgreich online integrieren 

Das bringt viele HR-Manager und Entscheidungsträger in Unternehmen ins Grübeln: Kann Onboarding auf dem virtuellen Weg überhaupt funktionieren? „Gerade im Onboarding Prozess haben Mitarbeiter im Büro deutliche Vorteile. Fachliches, soziales und kulturelles Onboarding findet einfacher und effektiver im unmittelbaren Kontakt mit Kollegen statt. So entstehen Bindung und Vertrauen, was letztlich der Grundstein für Motivation und eine gesteigerte Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern ist. Darin liegt je gerade die Bedeutung eines erfolgreichen Onboarding Prozesses“, sagt Professor Michael Knörzer. Das Vorstandsmitglied und der Leiter des HR:LAB bei APRIORI hat den Einfluss virtueller Arbeitsweisen auf Mitarbeiter und Entscheidungsträger in der Studie Remote Work Strategy intensiv untersucht.

Was sind die größten Herausforderungen beim virtuellen Onboarding?

Und gerade in Sachen Onboarding hat Professor Knörzer Bedenken, dass im virtuellen Umfeld vieles auf der Strecke bleibt, was zu Lasten einer guten Bindung des neuen Mitarbeiters ans Unternehmen geht. „Oft sind es nur Kleinigkeiten, die Prozesse zum haken bringen, in der Summe sind diese aber extrem störend“, sagt er.

Während sich zum Beispiel viele Unklarheiten im Büro auf Zuruf schnell klären lassen, ist das im virtuellen Raum ungleich komplizierter. Oft muss erst eine Telefon- oder Videokonferenz einberufen werden, was selbst das Klären einfacher Fragen extrem in die Länge ziehen kann. Das sorgt für Frustration und Unbehagen bei neuen Mitarbeitenden, die dann wohlmöglich immer häufiger versuchen, ihre Probleme auf eigene Faust zu lösen. Scheitern sie wiederholt, sind sie umso frustrierter.

Welche Onboarding-Instrumente gibt es in der virtuellen Welt?

Wie geht es besser? In den letzten Monaten haben sich Best Practices entwickelt, die bestehende Probleme beim virtuellen Onboarding  zwar nicht ganz lösen, sie aber verkleinern. Wir möchten Ihnen ein paar Vorgehensweisen vorstellen.

#1 Onboarding beginnt direkt nach der Vertragsunterschrift ´

Wichtig ist, dass Sie von Anfang alles dafür tun, dass sich neue Mitarbeitende sofort gut angenommen und aufgehoben fühlen. Schicken Sie dem neuen Teammitglied am besten den voll eingerichteten Laptop bereits ein paar Tage vor dem eigentlichen Antrittstermin zu.

So kann der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin diesen in Ruhe testen und erlebt keine bösen Überraschungen am ersten Tag. Außerdem hat die neue Arbeitskraft damit bereits Zugriff auf das Kollaborationstool ihres Unternehmens, über das sie sich schon vor dem ersten Tag mit dem Team austauschen kann.

Sie hat somit den direkten Draht zur HR-Abteilung und zur Vorgesetzten und kann offene Fragen schnell klären. Gleichzeitig können die Kollegen den oder die Neue auch mal von sich aus anchatten, wenn sie sehen, dass er oder sie online ist. So fühlt sich das neue Teammitglied bereits vor dem ersten Arbeitstag integriert.

#2 Virtueller Welcome-Day an Tag Eins 

Der erste Tag im Unternehmen ist dann in der Regel ganz aufs Ankommen ausgelegt. Bei Begrüßungsveranstaltungen erfahren alle Neuangestellten Wissenswertes über die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten. Meist stellen Vertreter aus den einzelnen Bereichen kurz ihre Abteilung vor und es gibt einen Unternehmensrundgang.

All das lässt sich auch virtuell organisieren. Vergessen Sie dabei nicht, auch Socializing-Momente in den Ablauf einzubauen. Das würden Sie ja in der analogen Welt auch tun – denn diese sind wichtig, damit sich Kollegen untereinander kennenlernen. Planen Sie also neben Infomeetings Phasen ein, in denen sich die neuen Kollegen zum Beispiel zum virtuellen Lunch und Kaffee treffen.

#3 Socializing darf im Onboarding nicht zu kurz kommen 

Socializing-Erlebnisse wie digitale Lunches oder Kaffee-Dates sollten natürlich nicht nur in den ersten Tagen stattfinden. Neue Kollegen finden sich umso schneller ins Team ein, wenn sie einen persönlichen Draht zueinander aufbauen. Dazu sollte im virtuellen Unternehmensalltag jede Möglichkeit genutzt werden, um sich persönlich näher kennenzulernen.

Es ist empfehlenswert, feste Zeiten im Kalender zu verankern, die ausschließlich dem informellen Talk unter Kollegen dienen. Diese Termine sollten zunächst von der Führungskraft oder seitens HR mit verschiedenen Kollegen aus dem Team eingestellt werden. Irgendwann wird sich daraus eine Eigendynamik entwickeln und der informelle Austausch, bei dem ja bekanntlich die besten Ideen entstehen, kommt in den Fluss.

#4 Den fachlichen Austausch beim Onboarding gezielt lenken

Natürlich sollten auch Termine, die dem fachlichen Austausch dienen, nicht zu kurz kommen. Regelmäßige Teammeetings, Feedback-Gespräche mit dem Chef sind ein Muss – auch im virtuellen Raum. Diese sollten fest in den Kalender des Onboardees eingeplant werden.

Was vielen Neuankömmlingen den Start in den Tag außerdem erheblich  erleichtert: Eine regelmäßige morgendliche Update-Runde, bei der alle kurz berichten, woran sie arbeiten, ob es Probleme gibt oder ob von besonderen Erfolgen zu berichten ist. So hat der neue Mitarbeiter das Gefühl, nicht alleine zu starten. Ein abendlicher Check-Out Call kann dazu genutzt werden, den Arbeitsalltag gemeinsam ausklingen zu lassen.

#5 Virtuelles Buddyprogramm zahlt sich beim Onboarding aus 

Damit neue Mitarbeiter nie das Gefühl haben, mit ihren Herausforderungen alleine da zu stehen, empfiehlt sich im virtuellen Onboarding außerdem ein digitales Buddyprogramm. Der Buddy kann ein Mitglied aus dem Team sein und ist für den Neuankömmling Ansprechpartner Nummer eins. Er hilft zum Beispiel weiter, wenn es um organisatorische Angelegenheiten geht.

Auch bei inhaltlichen Fragen ist er für neue Mitarbeitende da und vermittelt ihnen zum Beispiel direkt den richtigen Ansprechpartner oder beantwortet diese selbst, wenn er kann. Wichtig ist, dass der Buddy in der ersten Zeit immer sehr flexibel von dem neuen Talent erreicht werden kann – per Chat oder per Videocall. Dazu sollte er in der ersten Zeit von Meetings freigestellt werden. Neue Mitarbeiter im Unternehmen sollten jederzeit das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse Gehör finden.

Digitales Onboarding in Zeiten von Corona funktioniert – aber es ist aufwändig

Wie wir gesehen haben, sind vor allem regelmäßige Termine zum fachlichen, aber auch sozialen Austausch in der virtuellen Onboarding-Phase sehr wichtig. „Allerdings sind diese Modelle auch zeitintensiver als vor Ort, weil sie stärker vorausgeplant werden müssen“, resümiert Professor Michael Knörzer. „Mitarbeiter, die in das digitale Onboarding involviert sind, sind außerdem stärker eingebunden und rein virtuell ongeboardete Mitarbeiter brauchen länger, um im Unternehmen anzukommen, weil sie nicht unter Kollegen, sondern allein zu Hause sitzen. Das müssen Unternehmen zwingend einkalkulieren und dürfen nicht zu viel von Mitarbeitern erwarten. Das würde sie unnötig unter Druck setzen und die Erfolge des Onboardings unterwandern.“