Pareto-Prinzip oder 80-20-Regel: Höchste Zeit, Zeitkillern Adieu zu sagen

Egal ob im Topmanagement und in Innovationsbereichen wie dem Engineering, der IT oder den Life Sciences – überall wird zu viel Zeit vergeudet. Eine Ressource, die in unserer schnelllebigen Berufswelt allerdings wichtiger denn je ist. Denn der Innovationsdruck steigt in allen Märkten und Unternehmen müssen immer schneller neue Produkte oder Services bieten, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel hilft, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Unternehmen verbrennen Zeit

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet. Führungskräfte erhalten heute zum Beispiel „30.000 E-Mails pro Jahr. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche für elektronische Kommunikation aufwenden.“ Das ist viel zu viel. Nachzulesen ist das in der Studie „Managing Your Scarcest Resource“.

Ein weiterer Zeitkiller sind Besprechungen. Pro Jahr verbringen Manager und High Potentials 15 Prozent ihrer Arbeitswochen in Meetings. Auch dieser Wert ist im letzten Jahrzehnt konstant nach oben geschnellt. Ein Wahnsinn: „Die Sitzungen des Topmanagements summieren sich zum Teil auf 7.000 Stunden pro Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzuaddiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an.“

Meetings: Überflüssig und zeitraubend

Dabei sind viele der Zusammenkünfte schlichtweg überflüssig. Nicht immer wird zum Beispiel in wiederkehrenden Jour Fixes zuverlässig Produktives besprochen. Man trifft sich eben, weil der Termin im Kalender steht. Und so gehen viele wertvolle Stunden einfach verloren, die gerade in Innovationsbereichen wie dem Engineering, der IT oder den Life Sciences so viel besser für die Ausarbeitung neuer Ideen genutzt werden könnten.

Der Wirtschaftsstandort Deutschland hätte es jedenfalls bitter nötig. Denn von der einst so innovativen Ingenieurstradition und den daraus resultierenden Rekord-Exporten physischer Güter ist nicht mehr allzu viel übrig, wie aus dem Deloitte Innovation Survey hervorgeht: Innovationspotentiale werden diesem zufolge weitgehend verschenkt, da 60 Prozent der Unternehmen ihre (zeitlichen) Möglichkeiten nicht angemessen ausschöpfen.

Innovation tut Not! 

Und so sind es eben nicht Mercedes, VW oder BMW, die die zukunftsweisenden Technologien auf den Markt bringen. Sie versprechen sie zwar und machen bereits Hochglanz-Werbung dafür. Konkret werden sie aber nicht. Es sind auch nicht die German Player, die Lösungen für brennende Themen wie die Energiewende und den Klimawandel präsentieren. Und auch von deutschen Pharmafirmen oder Medizintechnikunternehmen hört man wenig bis nichts, wenn es um neue medizinische Durchbrüche oder gar technikbasierte Therapien geht.

In all diesen Bereichen machen aber Unternehmen aus Amerika sehr wohl von sich reden. Was läuft hier anders? Tatsächlich ist dort – neben anderen Faktoren – der Umgang mit der Ressource Zeit ein anderer. Zum Beispiel stellen manche amerikanische Unternehmen ihre Mitarbeiter ausdrücklich einen Tag in der Woche von ihren Aufgaben frei, damit diese Zeit haben, Neues zu entwickeln.

Diese Innovationszentren haben also eine völlig andere Vorstellung davon, wie Zeit sinnvoll genutzt werden kann. Ihre Mitarbeiter verfolgen ein völlig anderes Zeitmanagement und fokussieren sich in bestimmten Phasen bewusst nur auf die Dinge, die ein Unternehmen wirklich voranbringen. 

Besseres Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

Ein solches Vorgehen ist natürlich nicht nur amerikanischen Unternehmen vorbehalten. Auch hierzulande könnte manches anders laufen, würden Arbeitgeber das Thema Zeitmanagement zu einem strategischen Ziel erheben. Bei der Umsetzung Pate stehen könnte zum Beispiel das Pareto-Prinzip. Es besagt:

80 Prozent der Ergebnisse können im Idealfall mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Dieses Prinzip entdeckte einst der italienische Ingenieur Pareto. Er stellte fest, dass weniger gewichtige Dinge oft den größten Teil der Arbeitszeit beanspruchen, während die wichtigen in dem kleinsten Teil Arbeitszeit erledigt werden. Er schlussfolgerte daraus, dass Firmen gut daran täten, ihre Prioritäten zu verlagern. Das ziehe schnell Produktivitätszuwächse nach sich. Das war die Geburtsstunde des Pareto-Prinzips.

Das Pareto-Prinzip in Beispielen

Die folgenden Beispiele aus der modernen Arbeitswelt veranschaulichen die grundlegende Idee des Pareto-Prinzips:

• Gut möglich, dass 20 Prozent der Produkte für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Warum sich dann nicht von den Produkten trennen, die nur Zeit fressen und sich auf die Weiterentwicklung derer zu fokussieren, die den größten Gewinn und Fortschritt versprechen?
• 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes. Warum dann nicht die eigene Marketingstrategie in erster Linie auf die kaufkräftigsten 20 Prozent ausrichten?

Ob nun das besagte Verhältnis immer bei 80 zu 20 Prozent liegt oder irgendwo dazwischen, ist für die erfolgreiche Umsetzung des Pareto-Prinzips nicht relevant. Die Idee dahinter ist vor allem, gesetzte Ziele und zu bearbeitende Aufgaben immer wieder zu überprüfen und zu hinterfragen:

• Sind sie richtig verteilt?
• Gibt es zeitraubende Aufgaben, die sich reduzieren ließen oder vielleicht sogar ganz eliminieren?
• Lassen sie sich eventuell delegieren oder an einen externen Dienstleister outsourcen?

Das Pareto-Prinzip im Unternehmensalltag vorleben

Firmen, die das Pareto-Prinzip implementieren wollen, können das ihren Mitarbeitern mit den entsprechenden strategischen Weichenstellungen vorleben. Meistens übertragen sie es dann von ganz allein in ihren Alltag.

So etwa: Ein Computerhersteller ist zum Beispiel dafür bekannt, bewusst auf eine überschaubare Produktpalette zu setzen, um sich auf die Projekte fokussieren zu können, die die eigene Wettbewerbsfähigkeit stärken.

In Managementkreisen kursiert außerdem die Kunde, dass in dem Konzern in schöner Regelmäßigkeit, Innovationen gestoppt werden, wenn sie zum Beispiel beim Konsumententest durchfallen. So werden Zeitfresser bewusst eliminiert.

Diese vergleichsweise radikale Vorgehensweise stand lange in Verdacht, Geld zu vernichten. In Wirklichkeit erhöht der Konzern die Chance, Innovationen zu schaffen, die wirklich bahnbrechend sind und nicht von vornherein beim Kunden durchfallen. Der Erfolg gibt ihm Recht. Der Hersteller zu den aktuellen Marktführern.